Theo quy định của Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hiện hành (Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn), chi phí xăng dầu ô tô được ghi nhận là chi phí hợp lý được trừ khi đáp ứng đủ các nguyên tắc và điều kiện hồ sơ dưới đây:
1. Nguyên tắc cốt lõi về "Định mức xăng dầu"
Doanh nghiệp tự xây dựng và ban hành định mức: Doanh nghiệp tự căn cứ vào tình trạng xe (xe cũ/mới, dung tích xi-lanh), địa hình di chuyển, tải trọng và tính chất kinh doanh để ban hành Quyết định/Bảng định mức tiêu thụ nhiên liệu.
Chi trong định mức được tính là chi phí hợp lý: Toàn bộ chi phí xăng dầu phát sinh thực tế phù hợp với định mức đã xây dựng và lịch trình di chuyển sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
Phần chi vượt định mức: Nếu lượng xăng dầu lấy hóa đơn vượt quá xa so với số km thực tế xe chạy nhân với định mức đã đăng ký, phần vượt mức có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán.
2. Các điều kiện để Chi phí Xăng dầu được Thuế ghi nhận
Để chi phí xăng dầu không bị loại khi thanh tra/quyết toán thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng 3 điều kiện cơ bản:
+ Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: Xăng dầu mua vào phải phục vụ cho xe thuộc quyền sở hữu, thuê hoặc mượn của doanh nghiệp dùng vào mục đích kinh doanh (chở hàng, đưa đón lãnh đạo/nhân viên đi công tác, chạy dịch vụ...).
+ Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp:
Hóa đơn điện tử mua xăng dầu ghi đúng thông tin (tên, mã số thuế) của doanh nghiệp.
Nếu hóa đơn từng lần từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản từ tài khoản công ty).
+ Có bộ chứng từ chứng minh căn cứ tiêu hao thực tế.
3. Bộ hồ sơ chứng minh chi phí hợp lý (Kế toán cần chuẩn bị)
Tùy vào hình thức sở hữu phương tiện, doanh nghiệp cần lưu giữ bộ hồ sơ tương ứng để giải trình với cơ quan thuế:
A. Đối với Xe ô tô thuộc sở hữu của Doanh nghiệp
Cà vẹt/Đăng ký xe đứng tên Công ty.
Quyết định ban hành Định mức tiêu hao nhiên liệu cho từng xe (do Giám đốc/Tổng Giám đốc ký duyệt).
Quy chế quản lý & sử dụng xe của công ty.
Nhật ký hành trình / Lịch trình xe chạy (ghi rõ ngày, quãng đường/số km bắt đầu - kết thúc, tuyến đường, mục đích công tác, người đi).
Bảng tổng hợp kê khai tiêu thụ nhiên liệu hàng tháng kèm Hóa đơn GTGT tiền xăng dầu.
B. Đối với Xe đi Thuế hoặc Mượn (Xe cá nhân của Giám đốc / Nhân viên)
Hợp đồng thuê xe hoặc Hợp đồng mượn xe (cần ghi rõ chi phí nhiên liệu/vận hành do bên nào chi trả).
Các chứng từ khác giống như xe công ty: Bảng định mức tiêu hao, Lịch trình xe chạy phục vụ công việc công ty, Hóa đơn GTGT xăng dầu đứng tên Công ty.
4. Lưu ý quan trọng tránh rủi ro Thuế
Xe ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống: Việc khống chế giá trị 1,6 tỷ đồng áp dụng đối với trích khấu hao TSCĐ, còn chi phí xăng dầu chạy xe phục vụ sản xuất kinh doanh vẫn được hạch toán theo thực tế tiêu hao (miễn là có đầy đủ chứng từ và phù hợp định mức).
Hiện tượng "gom" hoặc mua hóa đơn xăng: Cơ quan thuế dễ dàng phát hiện bất hợp lý bằng cách lấy: \text{Số km chạy thực tế trong tháng} \times \text{Định mức tiêu hao}. Nếu số lít xăng trên hóa đơn chênh lệch quá lớn so với con số này mà không có lý do chính đáng (như kẹt xe kéo dài, hỏng hóc, sự cố...), phần chênh lệch sẽ bị loại.
