Do đặc thù phương tiện không có người lái vận hành trực tiếp, các thủ tục bắt buộc khi phương tiện vào cửa khẩu Việt Nam bao gồm:
1. Thủ tục Đăng ký & Tạm nhập - Tái xuất cho Phương tiện
Giấy phép/Hồ sơ phương tiện: Khai báo thông tin phương tiện cơ giới đường bộ (biển số/mã nhận diện, số khung, số máy, thông số kỹ thuật).
Thủ tục tạm nhập – tái xuất phương tiện: Đăng ký phương tiện vận tải đường bộ qua lại biên giới theo điều ước/hiệp định vận tải đường bộ giữa Việt Nam và quốc gia láng giềng.
Đăng ký giám sát kỹ thuật/an toàn: Khai báo mã định danh cảm biến, hệ thống định vị (GPS) và phần mềm điều khiển tuyến đường tự động đã đăng ký trước với cơ quan quản lý cửa khẩu hai bên.
2. Thủ tục Hải quan đối với Hàng hóa Chở trên Xe
Phương tiện tự hành chỉ là công cụ vận chuyển, còn hàng hóa trên xe vẫn tuân thủ đầy đủ quy trình thông quan:
Tờ khai Hải quan hàng hóa nhập khẩu: Doanh nghiệp nhập khẩu thực hiện khai báo hải quan điện tử (chủng loại, số lượng, giá trị, xuất xứ hàng hóa...).
Chứng từ vận tải (Vận đơn/Bill of Lading): Xác nhận thông tin hàng hóa đi kèm.
Kiểm tra hải quan (Luồng Xanh/Vàng/Đỏ):
Hàng hóa được soi chiếu qua hệ thống máy soi container tự động tại làn kiểm soát.
Trường hợp cần kiểm hóa thực tế, phương tiện sẽ di chuyển tự động (hoặc có sự giám sát) vào khu vực bãi kiểm hóa (ví dụ: bến xe Bảo Nguyên tại Tân Thanh) để lực lượng Hải quan mở container kiểm tra.
3. Thủ tục Kiểm tra của Bộ đội Biên phòng & Kiểm dịch
Kiểm soát Biên phòng:
Giám sát phương tiện qua đường chuyên dụng/vạch phân định biên giới (Km0) thông qua hệ thống camera nhận diện biển số/mã QR thông minh.
Trường hợp phương tiện tự hành áp dụng quy định thí điểm có tài xế/kỹ thuật viên ngồi cabin giám sát (không can thiệp tay lái), nhân sự này vẫn phải xuất trình hộ chiếu/giấy thông hành biên giới để làm thủ tục xuất nhập cảnh cho người.
Kiểm dịch Y tế & Kiểm dịch Động/Thực vật:
Khai báo y tế, phun khử trùng tự động đối với phương tiện nhập cảnh.
Lấy mẫu và kiểm tra hồ sơ kiểm dịch đối với nông sản, thực phẩm hoặc hàng hóa thuộc diện quản lý kiểm dịch.
4. Kiểm định An toàn Kỹ thuật & Bắt buộc Bảo hiểm
Bảo hiểm trách nhiệm dân sự: Phương tiện phải có bảo hiểm TNDS bắt buộc còn hiệu lực áp dụng tại lãnh thổ Việt Nam.
Tuân thủ quy trình vận hành luồng thông minh: Xe phải chạy đúng tốc độ, đúng làn đường quy định cho phương tiện tự hành và kết nối liên tục với hệ thống trung tâm điều hành cửa khẩu (TOS/Platform điều hành).
Hiện nay trong giai đoạn triển khai thí điểm Cửa khẩu thông minh (như tại cặp cửa khẩu Tân Thanh - Pò Chài, Lạng Sơn), xe tự hành AGV di chuyển qua biên giới theo tuyến đường chuyên dụng riêng. Trong cabin thường có 1 nhân viên kỹ thuật ngồi giám sát để xử lý tình huống khẩn cấp, do đó thủ tục kiểm tra nhân sự đi kèm vẫn được thực hiện song song với việc kiểm soát dữ liệu tự động của phương tiện.
